Ist eine Zeitprotokollierung mit der Anwesenheitstafel möglich?

Ja, mit der Anwesenheitstafel ist es möglich durch das Protokollieren der Statusänderungen den Vorgaben des § 16ff. des ArbZG nachzukommen. Die Pflicht zur Zeitprotokollierung der Arbeitszeiten wurde vom Europäischen Gerichtshof (EuGH, 55/18) entschieden und ist nun auch in Deutschland zwingend vorgegeben.

Diese einfache Funktion protokolliert nur die Arbeitszeiten, stellt aber keine umfassende Zeiterfassung dar, die z.B. Sollarbeitszeiten, Urlaubsverwaltung etc. beinhaltet.
Die Arbeitszeiten können als Excel-Datei exportiertet und heruntergeladen werden.

Kann man die Statusänderung am Dashboard deaktivieren?

Ja, falls die Statusänderung am Dashboard unerwünscht ist, kann diese in den Einstallungen deaktiviert werden.
Somit kann der Status dann nur noch auf der mobilen App durch den Mitarbeiter selbst – passwortgeschützt – geändert werden.

Welche Informationen können auf den Dashboard-Namensschildern angezeigt werden?

Nach Deinen Wünschen können folgende Informationen angezeigt werden:

  • Name & Vorname
  • Status, sowie Statusinformationen wie z.B. wie lange im Urlaub oder Meeting über Farben
  • Funktion / Rolle des Mitarbeiters
  • Unternehmens-Standort (Filter möglich)
  • Abteilung (Filter möglich)
  • Büro
  • Arbeitsplatz im Büro
  • Sonderaufgaben / Skills z.B. Ersthelfer
  • Uhrzeit der letzten Statusänderung

Wie viele Mitarbeiter können auf einer Seite ohne zu scrollen anzeigt werden?

Dieses ist von der Größe des Bildschirms, der Bildschirmauflösung und den angezeigten Daten abhängig. 
Über einen Zoom-Faktor in den Einstellungen kann die Größe der Namensschilder gesteuert werden. Auf einem 24 Zoll Bildschirm können ca. 150 Mitarbeiter mit Namen gut angezeigt werden.

Werden die Informationen über verschiedene Systeme synchronisiert?

Ja, die Informationen werden zentral gespeichert und werden so auf allen Systemen angezeigt, die sich angemeldet haben. Wenn Sie mehrere Systeme nutzten, z.B. in verschiedenen Etagen, in verschiedenen Unternehmens-Standorten oder auch auf Mobilgeräten dann aktualisieren sich die angezeigten Informationen alle 60 Sekunden automatisch. 
Dieses gilt nicht nur für Bildschirme an Eingängen, sondern auch für jeden Desktop PC oder Tabletts von Endusern.

Kann man mehrere Niederlassungen, Abteilungen oder Etagen optisch gliedern?

Ja, in der Mitarbeiter Konfiguration kann ein Mitarbeiter einer bestimmten Niederlassung, Abteilung, Etage usw. zugeordnet werden.
Diese werden dann untereinander mit einer Überschrift angeordnet.
Bei Unternehmen mit vielen Niederlassungen kann man auch jede Niederlassung oder Organisationseinheit über Browser Tabs separat aufrufen.

Kann man auch externe Mitarbeiter wie Reinigungskräfte, Hausmeister oder Sicherheitsdienste anlegen?

Ja, diese können als Mitarbeitertyp „Externe“ in den Einstellungen anlegt werden, welche dann nur eine begrenzte Statusauswahl haben.

Was ist, wenn man mehrere Etagen oder Gebäude hat?

Bei großen Abteilungen oder mehreren Niederlassungen macht es meist Sinn die Mitarbeiter zu gruppieren und auf dem Bildschirm in mehreren Sektionen anzeigen zu lassen.
Auch ist ein Filter nach Firmenstandort oder Abteilung möglich.

​Was passiert nach dem Ablauf der Jahresgebühr?

Vor dem Ablauf erscheint eine Warnmeldung die darauf hinweist, dass die Software nur noch bis zum Ablaufdatum aktiv ist. Wollen Sie den Service weiterhin nutzten, können Sie diesen einfach per E-Mail verlängern. Weiterhin erhalten Sie frühzeitig eine Erinnerung per Email mit der Frage, ob eine Verlängerung gewünscht wird.
Es gibt keine Vertragsbindung, da der Kunde jederzeit die Möglichkeit haben soll, den Service auslaufen zu lassen. 

Muss ein Touch-Screen genutzt werden?

Nein, das Programm kann auf jedem PC, Tablet, Smartphone oder auch Touchscreen mit einem Browser und einer Internetverbindung genutzt werden.
Ursprünglich wurde es für Touchscreens am Empfang bzw. Personaleingang entwickelt, da dieses einen guten und professionellen Eindruck macht und auch dem Empfang bei der Mitarbeitersuche hilft. Natürlich funktionieren auch alle internetfähigen großen TV Geräte.
Besucher können ebenso hinterlegt werden, damit im Notfall, z.B. Feueralarm alle Menschen im Gebäude bekannt sind.

Manchmal vergessen Mitarbeiter sich abzumelden. Welche Möglichkeiten gibt es?

Man kann das System so einstellen, dass zu einer bestimmten Uhrzeit (Beispielsweise um 23 Uhr) alle Mitarbeiter automatisch auf den Status Abwesend gestellt werden, wenn diese auf einem bestimmten Status z.B. Anwesend, Pause oder im Homeoffice stehen.

Gibt es eine Benachrichtigung bei Statusänderungen?

Aktuell noch nicht, aber zukünftig sollen Vorgesetzte optional Emails bei bestimmten Statusänderungen bekommen, z.B. wenn der Mitarbeiter seinen Status auf Geschäftsreise umstellt.

Wie ist das System gegen unberechtigten Zugriff abgesichert?

Die kunden-individuelle Seite (ob Dashboard oder mobile Anwendung) ist von jedem Browser aus aufrufbar. Dabei müssen Sie sich mit ihrer Email-Adresse und Passwort anmelden. Das Registrieren Ihrer Mitarbeiter übernimmt der Administrator Ihres Unternehmens oder auf Wunsch auch wir.

Hat der Anbieter Zugang zu den Daten?

Die Firma Anwesenheitstafel.org hat als Anbieter der SaaS-Lösung Zugang zu den Datenbanken und den gehosteten Kunden-Daten und der Anwendung.
Die Passwörter sind entsprechend verschlüsselt und können auch von uns nicht eingesehen werden.

Wo ist das System gehostet?

Das System ist in einem deutschen Rechenzentrum gehostet, welches DSGVO zertifiziert ist.

Das Rechenzentrum wird mit 100% echtem, zertifiziertem und nachhaltigem Ökostrom betrieben.

Gibt es Schnittstellen zu anderen Programmen?

Nein, es gibt keine Schnittstellen zu anderen Programmen. Das Zeitprotokoll kann als Excel Tabelle ausgegeben werden.
Die fehlende Verbindung zu anderen Programmen und ins firmeneigene Netzwerk oder Active Directory sehen wir als Vorteil an, da so Security Bedenken ausgeräumt werden können. 

Kann man nur über das Dashboard den Status ändern oder gibt es eine mobile App?

Ja, es gibt eine mobile App für Smartphones über die man seinen eigenen Status ändern oder Resourcehn wie Parkplätze, Meetingräume oder einen Arbeitsplatz buchen kann.
Weiterhin kann man seine eigenen Sonderaufgaben / Skills verändern und ein Telefonbuch von Kollegen und dessen Status aufrufen.

Wie kann ich die mobile Web-App downloaden?

Die App muss nicht aus dem Google Play-Store oder Apple Store geladen werden. Es handelt sich um eine Web-App, welche wie eine App aussieht und sich so verhält.
Es wird aber nur ein Browser auf dem Smartphone benötigt und die entsprechende URL eingegeben. Dann kann diese als Button auf dem Smartphone abgelegt werden.

Die mobile Web-App wird bei:

  • Android Geräten (z.B. bei Chrome) über das Drei-Punkte-Menü, gefolgt von „Zum Startbildschirm zufügen“ hinzugefügt.
  • Apple Geräten (z.B. bei Safari) tippen Sie unten zentral auf das quadratische Icon mit dem Pfeil und wählen den Punkt „Zum Home-Bildschirm„

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