1. Einleitung
Die digitale Anwesenheitstafel ersetzt die in Firmen und Betriebsstätten oft eingesetzten Magnet- oder Schiebetafeln. Diese sind heute zwar noch sehr viel im Einsatz, reichen aber im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr aus.
Die digitale Anwesenheitstafel hat gegenüber den eindimensionalen, mechanischen Boards viele Vorteile, da dass digitale Board viele Status und weitere Informationen anzeigen kann. Weiterhin synchronisiert sich das Board automatisch, so dass Sie sowohl mehrere Boards anbringen und nutzt können oder aber auch über PC, Tablets oder Smartphones Informationen abrufen und Änderungen durchführen können.
Die Anwesenheitstafel ist so ausgelegt, dass Änderungen schnell und einfach durchgeführt werden können und so kein „Stau“ an den Systemen während der Stoßzeiten am Touchscreen auftritt. Das Programm läuft als Service im WEB, so dass Sie nur eine Internetverbindung zur Programmnutzung benötigen.
Das System ist keine Zeiterfassung, so dass eine Freigabe durch den Betriebsrat nicht genehmigungspflichtig, sondern nur informationspflichtig ist. Ob es ein am Personaleingang hängendes Board gibt oder der Zugang auch über PC, Smartphones oder Smartphones von Mitarbeitern freigegeben wird, entscheidet jede Firma selbst.
Das System kann individuell konfiguriert werden. So können Sie bestimmte Status wie z.B. „nicht tätig“ oder „Beim Kunden“ etc. ausblendet oder auch Funktionalitäten wie Anzeige des letzten Statuswechsels verhindern. Ziel der Anwesenheitstafel ist es, ein einfaches System zu schaffen, welches keine eigenen Server benötigt, keiner Schulung der Mitarbeiter Bedarf und einfach administrierbar ist (z.B. die Pflege der Mitarbeiter Stammdaten).
Das System verbessert die Kommunikation bzw. Information und gibt Ihrer Firma ein professionelleres Auftreten im Eingangsbereich. Üblicherweise werden für das Board Tablets eingesetzt, da diese mit ihrer Touchscreen Funktionalität eine Tastatur überflüssig machen.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit der digitalen Anwesenheitstafel.
Über Ideen und Verbesserungsvorschläge freuen wir uns!
1.1 Über den Service
Die digitale Anwesenheitstafel wird als SAAS (Software as a Service) angeboten. Das bedeutet, dass der Kunde keine eigenen Server zur Verfügung stellen muss. Auch die Software wird komplett von uns verwaltet, d.h. Sie müssen keine Updates durchführen oder sich z.B. um Datensicherung kümmern.
Lediglich eine Internetverbindung ist für die Kommunikation mit dem Service notwendig. Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie auf dem Dashboard den Status der Mitarbeiter visualisieren oder es wird nur auf vorhandenen PC oder Mobilgeräten gearbeitet.
Eine kostenlose einmonatige Testphase, sowie eine monatlich kündbare Vereinbarung macht den Service einfach und berechenbar.
1.2 On-boarding
Bei Interesse an der Anwesenheitstafel erstellen wir kurzfristig eine eigene Instanz für Sie, so dass Sie das Programm einen Monate kostenlos und unverbindlich testen können. Hierfür erhalten Sie von uns Folgendes:
- einen Standardmitarbeiter (Email-Adresse und Passwort), mit welchem Sie das System konfigurieren können
- Das Online-Handbuch zum Einlesen in die Funktionen der Anwesenheitstafel
Das Programm können Sie über die URL https://www.anwesenheitstafel.org sofort starten und nutzen. Möchten Sie den Service dauerhaft nutzen, senden Sie uns einfach eine Email und wir senden Ihnen eine Rechnung. Nach Bezahlung der Rechnung wird der Service für die Dauer der Laufzeit freigeschaltet. 5 Tage vor Ende der Laufzeit wird dieses angezeigt.
1.3 Off-boarding
Möchten Sie den Service nicht mehr nutzen, lassen Sie es einfach auslaufen oder auf Wunsch löschen wir auch Ihre Instanz. Das Programm kann dann bis zum Ende der bezahlten Periode weiter genutzt werden. Nach einem Jahr Inaktivität werden alle Daten, sowie die Instanz gelöscht. Natürlich löschen wir auf Anforderung auch alle Daten umgehend zu einem von Ihnen bestimmten Zeitpunkt.
2. Mitarbeiter Dashboard
2.1 Das Starten des Programms
Das Programm wird über einen Browser gestartet. Nach Eingabe der persönlichen E-Mail Adresse und Passwort startet die Anwesenheitstafel. Zudem ist es möglich angemeldet zu bleiben um sich nicht jedes mal neu anmelden zu müssen.
2.2 Die Anzeigetafel
2.2.1 Überschrift der Anzeigetafel
Oben Links ist die Überschrift mit dem aktuellen Firmennamen sichtbar. Im Navigationsbereich oben rechts finden Sie weitere Seiten wie Filter, Einstellungen, Hilfe oder Abmelden.
2.2.2 Mitarbeiter Übersicht
Unter der Überschrift beginnt das eigentliche Informationsboard mit den Mitarbeitern und den externen Mitarbeitern, welche nur die Status anwesend und abwesend auswählen können. Über die Mitarbeiter Stammdaten kann man noch Gruppen bilden. Beispiele sind:
- 1. Etage, 2. Etage, …
- Maschinenbau, Stahlbau, Dreherei, Büro, …
- Niederlassung Hamburg, Niederlassung Berlin, …
2.2.3 Kunden Logo
Im Bildschirm kann über die Konfiguration unten rechts ein Logo des Kunden hinterlegt werden.
2.2.4 Fußzeileninformation
Der letzte Block beinhaltet die Fußzeile mit aktueller Uhrzeit, Datum und Kalenderwoche. Unten in der Fußzeile sind die verfügbaren Status sichtbar, welche Sie ebenfalls in den Einstellungen konfigurieren können. Den Abschluss bildet die aktuelle Versionsnummer.
2.2.5 Status Änderungsmodal
Klickt man auf einen bestimmten Namen, erscheint die Status-Änderungsmodal. Auf diesem können Sie Informationen des Mitarbeiter und dessen Status einsehen und ändern. (Siehe auch mobile App)
Zunächst wird der Name und aktuelle Status des Mitarbeiters gezeigt. Darunter kann ein neuer Status gewählt werden.
2.2.6 Neuen Status setzen
Wählt man durch einen Click auf einen Status diesen aus, springt das Programm bei einigen Status direkt in das Anzeigeprogramm zurück. Es gibt aber auch Status, z.B. Geschäftsreise, bei denen nach weiteren Informationen gefragt wird. Hier z.B. nach dem Bis Datum und dem Ziel der Geschäftsreise.
3. Stammdatenverwaltung und Settings
Das System können Sie nach eigenen Wünschen konfigurieren und anpassen.
Die Einstellungen können Sie über den Menüpunkt rechts oben im Dashboard erreichen. Je nachdem ob der Nutzer vom Typ Mitarbeiter oder Administrator ist, können Sie verschiedene Parameter konfigurieren. Die einzelnen Parameter bzw. Eingabefelder sind selbsterklärend.
3.1 Übersicht
In der Übersicht findet man Daten zum Programm wie Lizenztyp, Kunden-Logo, Mitarbeiterkonfiguration etc. (Nur für Administrator sichtbar)
3.2 System Einstellungen
Im Menüpunkt System befinden sich alle Systemeinstellungen, mit welcher Sie die Oberfläche im Dashbaord oder der mobilen Version konfigurieren können. Nutzer vom Typ Administrator können hier globale Einstellungen für das gesamte System treffen. Normale Nutzer (vom Typ Mitarbeiter oder Extern) können hier nur lokale Einstellungen treffen, welche auch nur auf dem aktuellen Computer gespeichert werden. Die Einstellungen werden dabei nach jeder Änderung übernommen. Es kann z.B. der Zoom Faktor eingestellt werden. Dadurch ist es möglich, die Mitarbeirter-Labels zu vergrößern oder zu verkleinern und man kann mehr Labels auf dem Bildschirm direkt anzeigen oder Daten größer anzeigen lassen.
3.3 Mitarbeiter
Im Menüpunkt Mitarbeiter befinden sich alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern, welche Sie dort auch anlegen, bearbeiten oder löschen können. (Nur für Administrator sichtbar)
3.4 Status & Sonderaufgaben
Sofern Sie die Funktion der Zeiterfassung in den Systemeinstellungen aktiviert haben, können Sie diese in den Einstellungen unter dem Reiter Zeiterfassung finden. In dem Feld Einträge können Sie alle Statusänderungen der Mitarbeiter einsehen, bearbeiten, löschen oder auch neu erstellen. Dabei ist es möglich nach einem bestimmten Zeit-Bereich, dem gesamten Unternehmen oder nur einzelnen Mitarbeitern zu filtern. Das Exportieren dieser Daten als Excel-Format ist ebenfalls möglich.
Möchten Sie nur nach einem bestimmten Mitarbeiter filtern, wählen Sie diesen zunächst aus und klicken auf Filter Anwenden. Anschließend werden Ihnen alle Statusänderungen innerhalb der ausgewählten Zeit zu dem Mitarbeiter angezeigt. Des weiteren finden Sie Rechts eine Auswertung dieser Daten, in welcher alle Zeiten eines Status zusammengerechnet und angezeigt werden.
3.5 Status & Sonderaufgaben
Möchten Sie noch die Möglichkeit von Sonderaufgaben nutzen, können Sie beliebig viele Sonderaufgaben konfigurieren, die Sie dann ebenfalls im Dashboard oder der mobilen Version auswählen können. (Nur für Administrator sichtbar)
3.6 Standorte
Beim Status-Art Ort können Sie die hier hinterlegten Unternehmens-Standorte auswählen. (Nur für Administrator sichtbar)
4. Mobile App
Die Anwesenheitstafel Web-App ermöglicht dem Mitarbeiter die Statusänderung über sein Smartphone und damit remote. Ein weiterer Vorteil besteht auch darin, dass man die Statusänderung am der Anwesenheitstafel selbst sperren kann und so sichergestellt ist, dass der Status nicht von anderen Mitarbeiter geändert wird. Außerdem wird dort in der Anwesenheitstafel eigenen Telefonbuch der Status von Kollegen angezeigt.
4.1 Browser Aufruf
Der Aufruf von der Anwesenheitstafel Web-App lautet: www.anwesenheitstafel/mobile.php
Es wird (nach einmaliger Anmeldung und gespeichertem Passwort s.u.) folgendes angezeigt.
Der eigene Name mit dem aktuellen Status, im untersten Block gibt es von links nach rechts das Unternehmens-Telefonbuch, Aufgaben (,falls aktiviert Buchen) und die Einstellungen.
Die Web-App können Sie auf Ihrem Android oder IOS -Gerät speichern. Diese kann dann als normale App öffnen und benutzen.
4.2 Erster Login
Beim ersten Aufruf erscheint die obenstehende Anmeldemaske. In diese gibt der Mitarbeiter nur seine E-Mail Adresse und Passwort ein. Danach bekommt er ein Passwort per Mail zugesendet, welches er dann eingeben kann.
4.3 Status Änderungen über die App
Der Mitarbeiter kann nun seinen Status direkt mit einem Knopfdruck ändern.
4.4 Telefonliste
Unten links gibt es ein Icon für die Anwesenheitstafel eigene Telefonliste in der aber auch der aktuelle Status von Kollegen sichtbar ist.
4.5 Sonderaufgaben
Das Aufgaben Icon erlaubt die Einstellung von Sonderaufgaben mit einem einfachen Klick auf die entsprechende Aufgabe.
4.6 User Settings
In den Optionen kann man eine neues Passwort setzen, seine Telefonnummern und E-Mail Adresse pflegen und sich ausloggen.
Weiterhin können Sie uns Anforderungen senden, die wir Ihnen dann gerne anbieten.
Falls Sie noch Fragen oder Anregungen haben, schreibe Sie uns doch einfach über das Kontaktformular Ihre Anregungen. Das Kontaktformular befindet sich auf der Kontakt Seite.